La distinta base, in inglese Bill of Materials (BOM), è un documento che riporta l’elenco degli elementi (come componenti, semicomponenti, materie prime e semilavorati) necessari per fabbricare un determinato prodotto, includendo il fabbisogno di tali elementi.
Si tratta di un elemento fondamentale per la produzione e porta enormi benefici alla gestione degli approvvigionamenti, fornendo inoltre maggiore trasparenza riguardo alle operazioni da svolgere e alla disponibilità di materiali.
Viene utilizzata principalmente nei settori industriali e diventa particolarmente efficace nei casi in cui la produzione dei componenti che formano il prodotto finito avviene separatamente e in momenti differenti e solo successivamente avviene la fase di assemblaggio.
L’utilità della distinta base è dunque legata soprattutto al processo di approvvigionamento, ma essa può essere sfruttata anche per effettuare una prima misurazione del costo del prodotto.
Una distinta base dovrà perciò contenere anche tutti i costi diretti legati alla produzione di un determinato articolo, inclusi i costi legati alle lavorazioni esterne e le specifiche riguardo all’impiego di macchinari e personale.
La distinta base non è un documento fisso, ma al contrario dovrebbe essere costantemente valutata e, quando possibile, aggiornata per migliorarne l'efficacia. Le modifiche possono riguardare i componenti, le quantità, la categoria della distinta o i prezzi dei prodotti.
Proprio per questo documento è di fondamentale importanza anche nei progetti di prototipazione (ad esempio nei progetti POC - Proof of Concept).
I progetti di prototipazione richiedono, infatti, molte modifiche durante la loro esecuzione, come semplificazioni, standardizzazioni e riduzioni delle quantità di componenti e per questo motivo la distinta base dovrà essere costantemente aggiornata.
Queste modifiche alla distinta vengono effettuate sia nelle fasi di progettazione e creazione del prodotto, ma soprattutto durante l'industrializzazione e il lancio sul mercato. Qui la distinta base rappresenterà la base per eseguire le operazioni di produzione e per stimare i costi di realizzazione.
Esistono diverse tipologie di distinta base, le quali variano in base all’ambito aziendale in cui vengono sviluppate e alla finalità per cui sono state redatte. Le principali tipologie sono le seguenti:
L’utilizzo della distinta base offre numerosi vantaggi alla pianificazione e alla gestione della produzione e degli approvvigionamenti, derivanti in particolare da un maggior coordinamento tra il reparto produttivo e quello logistico.
In particolare si otterrà un efficientamento dei processi di acquisto delle materie prime, evitando in questo modo l’accumulo di stock in eccesso e di conseguenza riducendo i costi di gestione del magazzino.
Una migliore definizione delle attività di produzione e dei costi delle attrezzature permette poi di prevenire il rischio di rotture di stock e riduce gli errori durante le operazioni di produzione.
Questo porta ad una maggiore trasparenza, dando al personale di produzione indicazioni precise in merito all’approvvigionamento e all’assemblaggio.
Ottimizzando i livelli di scorta si potrà ordinare la giusta quantità di prodotti, riducendo gli sprechi di produzione.
Tutto questo porta ad un notevole miglioramento dell’efficienza dei reparti aziendali, sia per quanto riguarda la produzione vera e propria che per gli approvvigionamenti e la logistica.
Un software ERP (Enterprise Resource Planning) permette di gestire in modo centralizzato tutte le attività legate all'attività aziendale, offrendo un quadro generale sempre aggiornato con cui effettuare le operazioni di monitoraggio e controllo. Gli ERP permettono, inoltre, di automatizzare e rendere efficiente la comunicazione tra i reparti.
Qualsiasi informazione legata al magazzino, alla produzione, alla contabilità, alla vendita e agli acquisti vengono allineate e gestite in modo efficiente.
I software ERP garantiscono una gestione efficace della distinta base. Il vantaggio principale riguarda la possibilità di collegare tutti gli aspetti legati alla distinta base stessa ai dati di magazzino e alla produzione.
In questo modo le risorse responsabili della produzione possono sapere con precisione i componenti necessari, pianificando gli acquisti e ottimizzando il magazzino. I software ERP permettono infine di gestire e modificare con facilità la distinta base, dando la possibilità, a chi ne abbia bisogno, di visualizzare le modifiche in tempo reale.
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