Gestione documentale, caratteristiche e specifiche operative
Skip to main content

Gestione documentale


Definizione di gestione documentale

La gestione documentale può essere definita come il processo di corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, inclusa la sua origine e la sua conservazione.

Le attività legate alla gestione documentale vengono gestite tramite processi informatici che permettono una creazione, gestione e conservazione efficace di tutti i documenti aziendali.

Ogni documento, indipendentemente che questo sia cartaceo o digitale, contiene al suo interno dati e informazioni che devono essere acquisite e conservate, rendendolo disponibile per la consultazione e condivisione con tutti gli utenti che devono utilizzarlo.

I dati contenuti nei documenti aziendali possono avere diverse finalità (amministrativa, giuridica, contabile, commerciale, finanziaria ecc.). La corretta organizzazione degli stessi diventa un processo fondamentale e strategico all’interno dell’azienda, sia nel caso di una piccola impresa, che per quanto riguarda le medie e grandi imprese.

Il crescente numero di dati ed informazioni che deve essere gestito dalle imprese, deve essere gestito in maniera organizzata ed efficiente, permettendo una condivisione rapida e un buon livello di protezione dei contenuti.

Va inoltre ridotto al minimo il rischio di deterioramento e smarrimento dei dati sviluppando soluzioni di cybersecurity efficienti.



I vantaggi della gestione documentale

Una gestione documentale efficiente offre diversi vantaggi. Eccone alcuni:

  • Riduzione dei costi: la riduzione generali dei costi aziendali deriva dalla riduzione dei costi per la stampa, per gli archivi fisici e per la gestione documentale.
  • Risparmio di tempo: una gestione documentale efficiente permette di ridurre i tempi di gestione, ricerca e inoltro dei documenti.
  • Velocità nel reperimento dei dati: un archivio documentale organizzato permette di reperire con facilità i dati e le informazioni di cui abbiamo bisogno.
  • Maggiore efficienza: un archivio aziendale condiviso e centralizzato aumenta l’efficienza interna e evita perdite di denaro derivanti da una cattiva gestione.
  • Maggiore livello di sicurezza: conservando digitalmente i dati è possibile garantirne l’inalterabilità e la sicurezza, sviluppando soluzioni di cybersecurity.

Se un’azienda vuole ottenere degli ottimi risultati in termini di efficienza nell’ottimizzazione della gestione documentale potrebbe rivelarsi necessario ricorrere a soluzioni informatiche denominate Document Management System.

Il Document Management System (DMS) è un software che permette di organizzare e facilitare la gestione dei documenti aziendali e di altri contenuti importanti.

Sfruttando questi software sarà possibile beneficiare dei vantaggi descritti in precedenza.






LEGGI GLI ULTIMI TUTORIALS

Break Even Point (BEP) - come calcolare il punto di pareggio

Il Break Even Point è una formula per calcolare il punto di pareggio. Il valore in cui i profitti e i costi di un’attività aziendale sono in equilibrio.


Il Metodo Lean Six Sigma

Il metodo Lean Six Sigma, perché è così prezioso per le aziende produttive? e quali sono i suoi punti di forza per adottarlo in azienda?


Come sviluppare una Kanban Board efficace

Kanban Board è un brillante strumento visivo che fornisce una panoramica dello stato di lavoro corrente e semplifica la comunicazione del team.




LEGGI GLI ULTIMI POST


Formazione finanziata, formazione 4.0: aliquota aumentata al 70%

L'aliquota del credito d'imposta in formazione finanziata 4.0 è stata aumentata fino al 70% delle spese ammissibili, per un massimo annuale di 300.000 euro.


Green Deal Europeo: cosa prevede il piano e quali settori sono interessati

Green Deal Europeo: un insieme di misure ambiziose per diminuire l’impatto delle attività umane sul pianeta, tutelando l'economia.


Fit for 55: il pacchetto clima

Il pacchetto Fit for 55 è un pacchetto di misure per raggiungere la neutralità climatica nel 2055 varato dalla Commissione Europea, chiamato anche Pacchetto Clima




Chiedici una consulenza gratuita

I nostri esperti sono a tua disposizione!

Gli operatori circolano nei reparti della tua azienda con fogli di carta? La pianificazione della produzione è manuale o effettuata con Excel?

Sai esattamente quanto è il tuo livello di produzione? Quanto scarto produci? Quante rilavorazioni per inefficienze? Quante materie prime impieghi?

Tramite un processo di efficientamento è possibile implementare soluzioni tengibili, per ottimizzare al meglio ogni processo e migliorare il livello di efficienza.

Tutto il nostro team è a tua disposizione, per qualunque esigenza.


Leggi la Privacy Policy cliccando su questo link.

Sistemi di Efficientamento organizzativo

Gli strumenti per efficientare la tua impresa


L'analisi e la mappatura dei processi di un'organizzazione, consentono di riorganizzare le attività, razionalizzare l'uso delle risorse, incrementare l’efficacia, l’efficienza ela produttività della struttura stessa.

I nostri servizi a supporto di imprese:

  • Mappatura dei processi interni, gestionali e organizzativi
  • Analisi e ottimizzazione delle prestazioni dei processi individuati
  • Analisi e riduzione dei costi di gestione
  • Ridefinizione dei processi con l'obiettivo di migliorare l'efficienza dell'organizzazione e delle sue prestazioni
  • Progettazione di Innovazione tecnologica e digitalizzazione dei processi
  • Progettazione di economia circolare

Certificazioni

La garanzia di Headvisor