La gestione documentale può essere definita come il processo di corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, inclusa la sua origine e la sua conservazione.
Le attività legate alla gestione documentale vengono gestite tramite processi informatici che permettono una creazione, gestione e conservazione efficace di tutti i documenti aziendali.
Ogni documento, indipendentemente che questo sia cartaceo o digitale, contiene al suo interno dati e informazioni che devono essere acquisite e conservate, rendendolo disponibile per la consultazione e condivisione con tutti gli utenti che devono utilizzarlo.
I dati contenuti nei documenti aziendali possono avere diverse finalità (amministrativa, giuridica, contabile, commerciale, finanziaria ecc.). La corretta organizzazione degli stessi diventa un processo fondamentale e strategico all’interno dell’azienda, sia nel caso di una piccola impresa, che per quanto riguarda le medie e grandi imprese.
Il crescente numero di dati ed informazioni che deve essere gestito dalle imprese, deve essere gestito in maniera organizzata ed efficiente, permettendo una condivisione rapida e un buon livello di protezione dei contenuti.
Va inoltre ridotto al minimo il rischio di deterioramento e smarrimento dei dati sviluppando soluzioni di cybersecurity efficienti.
Una gestione documentale efficiente offre diversi vantaggi. Eccone alcuni:
Se un’azienda vuole ottenere degli ottimi risultati in termini di efficienza nell’ottimizzazione della gestione documentale potrebbe rivelarsi necessario ricorrere a soluzioni informatiche denominate Document Management System.
Il Document Management System (DMS) è un software che permette di organizzare e facilitare la gestione dei documenti aziendali e di altri contenuti importanti.
Sfruttando questi software sarà possibile beneficiare dei vantaggi descritti in precedenza.
Gli operatori circolano nei reparti della tua azienda con fogli di carta? La pianificazione della produzione è manuale o effettuata con Excel?
Sai esattamente quanto è il tuo livello di produzione? Quanto scarto produci? Quante rilavorazioni per inefficienze? Quante materie prime impieghi?
Tramite un processo di efficientamento è possibile implementare soluzioni tengibili, per ottimizzare al meglio ogni processo e migliorare il livello di efficienza.
Tutto il nostro team è a tua disposizione, per qualunque esigenza.
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