Gestione documentale
Definizione di gestione documentale
La gestione documentale può essere definita come il processo di corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, inclusa la sua origine e la sua conservazione.
Le attività legate alla gestione documentale vengono gestite tramite processi informatici che permettono una creazione, gestione e conservazione efficace di tutti i documenti aziendali.
Ogni documento, indipendentemente che questo sia cartaceo o digitale, contiene al suo interno dati e informazioni che devono essere acquisite e conservate, rendendolo disponibile per la consultazione e condivisione con tutti gli utenti che devono utilizzarlo.
I dati contenuti nei documenti aziendali possono avere diverse finalità (amministrativa, giuridica, contabile, commerciale, finanziaria ecc.). La corretta organizzazione degli stessi diventa un processo fondamentale e strategico all’interno dell’azienda, sia nel caso di una piccola impresa, che per quanto riguarda le medie e grandi imprese.
Il crescente numero di dati ed informazioni che deve essere gestito dalle imprese, deve essere gestito in maniera organizzata ed efficiente, permettendo una condivisione rapida e un buon livello di protezione dei contenuti.
Va inoltre ridotto al minimo il rischio di deterioramento e smarrimento dei dati sviluppando soluzioni di cybersecurity efficienti.
I vantaggi della gestione documentale
Una gestione documentale efficiente offre diversi vantaggi. Eccone alcuni:
- Riduzione dei costi: la riduzione generali dei costi aziendali deriva dalla riduzione dei costi per la stampa, per gli archivi fisici e per la gestione documentale.
- Risparmio di tempo: una gestione documentale efficiente permette di ridurre i tempi di gestione, ricerca e inoltro dei documenti.
- Velocità nel reperimento dei dati: un archivio documentale organizzato permette di reperire con facilità i dati e le informazioni di cui abbiamo bisogno.
- Maggiore efficienza: un archivio aziendale condiviso e centralizzato aumenta l’efficienza interna e evita perdite di denaro derivanti da una cattiva gestione.
- Maggiore livello di sicurezza: conservando digitalmente i dati è possibile garantirne l’inalterabilità e la sicurezza, sviluppando soluzioni di cybersecurity.
Se un’azienda vuole ottenere degli ottimi risultati in termini di efficienza nell’ottimizzazione della gestione documentale potrebbe rivelarsi necessario ricorrere a soluzioni informatiche denominate Document Management System.
Il Document Management System (DMS) è un software che permette di organizzare e facilitare la gestione dei documenti aziendali e di altri contenuti importanti.
Sfruttando questi software sarà possibile beneficiare dei vantaggi descritti in precedenza.
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