Problem Solving, cos'è e come svilupparlo

Problem solving: cos'è e come svilupparlo in azienda

Il problem solving è una soft skills della quale si sente parlare sempre più spesso in ambito aziendale e nella gestione di progetti di qualsiasi tipologia e settore.

Vediamo di cosa si tratta, come svilupparla a livello personale e nella propria azienda ed i vantaggi che può portare all'organizzazione.

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Definizione di problem solving

Il problem solving è l'attitudine nell'individuare le migliori soluzioni per il superamento di problemi operativi sapendo valutare tempi costi e benefici per l'organizzazione aziendale. Fa parte delle cosiddette soft skills, traducibile come competenze trasversali, le quali si contrappongono invece alle hard skills, identificabili come competenze tecniche.

Possono anche essere identificate come abilità personali, competenze legate quindi all'intelligenza emotiva e ad abilità naturali che vengono sfruttate da chi le possiede durante le interazioni con i colleghi, risolvendo i problemi e gestendo il lavoro da svolgere.

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Il problem solving come Soft Skill

La soft skills del problem solving è sempre più ricercata dai recruiter e dai responsabili delle risorse umane poiché chi la possiede può diventare un vero e proprio patrimonio per l'azienda in cui lavora.

Secondo un rapporto stilato da “The Future of Jobs”, questa è segnalata come una delle competenze chiave per i prossimi anni, specialmente per quanto riguarda le sfide presentatesi dopo la pandemia.

Di problem solving si parla per la verità da molti anni, fin dagli anni settanta e ottanta, in riferimento ad ogni attività di tipo goal oriented (orientata verso determinati obiettivi).

Trovare una definizione univoca ed esaustiva, soprattutto per quanto riguarda le soft skills, non è per niente semplice e per questo motivo nel corso degli anni molti teorici hanno tentato di dare una definizione al problem solving.

Inizialmente il concetto era molto ampio e comprendeva qualsiasi attività cognitiva diversa dalla percezione e dalla memoria all'interno di un'attività goal oriented.

Successivamente nel corso degli anni sono venute alla luce nuove definizioni, di seguito ne vengono elencate alcune:

• “Il problem solving è qualsiasi sequenza di operazioni cognitive diretta all'obiettivo”
• “Il problem solving è una sequenza finalizzata all'obiettivo operazioni cognitive, affettive e comportamentali, messe in atto per adattarsi a richieste o sfide interne o esterne”
• “Ciò che fai quando non sai cosa fare”

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Problem solving semplice e problem solving complesso

Successivamente attorno agli anni 90, dato che la definizione era ritenuta eccessivamente ampia, si è deciso di distinguere tra problem solving semplice e complesso.

Quello semplice è inteso come qualsiasi processo messo in atto per risoluzione di compiti cognitivi e pratici, i quali possono essere risolti tramite il semplice ragionamento ed utilizzando la logica.

Per problem solving complesso si intende invece quello collegato ad attività che hanno tre caratteristiche distintive:

• Dinamiche: le caratteristiche dell'attività e dell'ambito possono subire modifiche nel tempo, anche indipendentemente da chi le svolge.
• Dipendono dal tempo: le decisioni devono essere svolte e implementate in un determinato momento e seguendo un ordine prestabilito
• Complesse: le variabili che influenzano l'attività da svolgere sono numerose e spesso non hanno alcun rapporto di dipendenza.

In questo caso la risoluzione del problema richiede perciò una serie di decisioni, in cui le precedenti influenzano le successive.

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Problem Solving: la definizione di Headvisor

In definitiva il problem solving può essere definito, da un punto di vista cognitivo, come un processo cognitivo che viene svolto secondo le seguenti fasi:

1. Individuazione iniziale del problema
2. Pianificazione di una sequenza di azioni per risolvere il problema
3. Esecuzione delle azioni e verifica dei risultati

Attraverso questo processo saremo in grado di individuare la migliore risposta ad una determinata situazione critica, e solitamente nuova, che potrebbe presentarsi durante lo svolgimento di un'attività lavorativa.

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Problem solving: perché è importante in azienda

I problemi, piccoli o grandi che siano, si presentano in modo ricorrente durante l'arco della giornata lavorativa e trovare delle soluzioni semplici e concrete è fondamentale per poter completare con successo le proprie task.

Tali problematiche possono presentarsi sotto forme diverse e soprattutto le soluzioni da implementare per risolverli hanno anch'esse caratteristiche differenti.

Esistono soluzioni che possono essere ripetute più volte al presentarsi di problemi ricorrenti o comunque simili tra loro, permettendoci di automatizzare tale soluzione ed utilizzarla in qualsiasi momento in cui sarà necessario. Questa operazione non si può tuttavia eseguire nel caso di problemi più complessi e che non si sono presentati in precedenza. In questo ultimo caso sarà necessario sviluppare delle soluzioni su misura, seguendo in certi casi un approccio out of the box.

Anche il modo in cui le persone reagiscono ai problemi può variare. Alcuni individui risultano più efficaci e reattive nel risolvere situazioni inaspettate, altri sono efficaci nell'individuare problemi ma hanno bisogno di maggiore riflessione per individuare una soluzione concreta.

Tutte queste variabili possono influenzare il modo di risolvere una situazione critica e vanno necessariamente tenute in considerazione.

Il problem solving ha acquistato sempre più importanza soprattutto perché la società e il mondo aziendale è diventato sempre più complesso e questo influenza direttamente le persone e le organizzazioni economiche.

In un contesto in cui i processi di trasformazione digitale sono fondamentali per restare competitivi, i problemi sono all'ordine del giorno e risolverli con rapidità ed efficienza permette di non interrompere il ciclo operativo.

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Un lavoro sempre più richiesto e ricercato

I processi di trasformazione digitale, l'intelligenza artificiale, la robotica e l'industria 4.0 saranno i principali fattori di sviluppo negli anni a venire ed i lavori che prevedono compiti semplici e ripetitivi saranno i primi in cui le macchine sostituiranno l'uomo. I ruoli che richiedono creatività, intuito e spiccate doti di problem solving, saranno difficilmente replicabili da un software e per questo motivo queste doti saranno tra le più ricercate.

Prendiamo ad esempio un'azienda produttiva in cui la produzione si interrompe a causa del guasto di un macchinario. In questo caso è fondamentale identificare una soluzione che permetta di far proseguire la produzione, minimizzare le perdite e mantenere lo standard di qualità prescelto.

Sarà necessario, ad esempio, valutare se conviene spostare la lavorazione temporaneamente su un altro macchinario in attesa di riparare quello guasto, riorganizzando la produzione e la logistica e mantenendo dei tempi accettabili.

In generale anche nel campo della gestione dei progetti non è raro trovarsi a dover fronteggiare dei cambi di programma dettati da diverse variabili come:

• Nuove richieste dei clienti
• Riduzione del budget o delle risorse
• Nuove normative che impongono modifiche al progetto originale
• Cambiamenti delle condizioni di mercato

Anche in questo caso è necessario agire tempestivamente riorganizzando le risorse e, in certi casi, la schedulazione delle fasi di progetto. Avere un personale con spiccate doti di problem solving faciliterà notevolmente il questi compiti.

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Strumenti di problem solving

Prima ancora di avviare le fasi della risoluzione del problema, è necessario essere in grado di identificare il problema e capirne le cause, sia che si tratti di problemi interni all'azienda che problemi dei propri clienti collegati al prodotto o servizio offerto.

Esistono alcuni strumenti che possono aiutare i manager a svolgere queste attività.

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Diagramma di Ishikawa

Il diagramma di Ishikawa, o diagramma a lisca di pesce, è una metodologia che permette di identificare la causa principale di un problema e determinare le azioni correttive da implementare.

Permette inoltre di mettere in relazione gli effetti con le cause del problema, generando un maggior coinvolgimento del team di lavoro ed identificando soluzioni sistematiche.

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5 Whys

Il metodo 5 Whys serve a risalire alle cause principali del problema e spesso viene utilizzato assieme al diagramma di Ishikawa.

Durante il brainstorming in cui si discute del problema che si è presentato, è necessario chiedersi perché tale attività è successa. Ripetendo questa operazione per cinque (chiedendosi 5 volte perché) volte si può risalire alle cause primarie del problema e agire di conseguenza.

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Diagramma di Pareto

Il diagramma di Pareto è composto da una serie di barre in cui l'altezza definisce la frequenza o l'impatto di dei problemi analizzati.

Permette dunque di individuare cause ed associarle agli effetti, individuando così in modo oggettivo le priorità di intervento.

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Le fasi del problem solving

Nonostante il problem solving sia una soft skills e spesso un'attitudine innata, è comunque possibile apprendere tale competenza, anche applicando un metodo in grado di fornire delle linee guida ripetibili.

Di seguito elencheremo le 4 fasi principali e le sottofasi per un efficiente processo di problem solving.

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Individuare il problema

Spesso questa fase viene sottovalutata, ma individuare il reale problema è probabilmente il momento più delicato. Spesso infatti ciò che è agli occhi di tutti è solamente un sintomo oppure una conseguenza del problema principale.

Individuare il problema di base permetterà di eliminare di conseguenza i problemi derivati da esso.

È necessario perciò analizzare a fondo la situazione attraverso gli strumenti elencati in precedenza.

Alcune sotto fasi, che dovranno essere utilizzate anche in base alla complessità del problema e al numero di persone influenzate da esso, sono:

• Definire in modo dettagliato il problema o i segnali anticipatori del problema
• Specificare chi è coinvolto nel problema e in quale area aziendale (persona, settore, unità produttiva)
• Individuare la frequenza con cui il problema si verifica
• Assegnare un livello di priorità al problema, definendo l'impatto reale sul business aziendale
• Analizzare con il team di progetto le possibili cause del problema
• Tenere aggiornato il registro dei problemi

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Identificare le possibili soluzioni

Ora è giunto il momento di individuare delle soluzioni per risolvere il problema.

Le informazioni raccolte nelle fasi precedenti devono essere rielaborate e trasformate in soluzioni tangibili e attuabili e individuando le risorse umani e materiali da destinare alla risoluzione.

Le sottofasi saranno perciò:

• Rielaborare i dati raccolti nelle fasi precedenti
• Identificare le possibili soluzioni al problema
• Individuare le risorse da utilizzare per le varie soluzioni individuate

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Valutare e selezionare la soluzione ideale

Dopo aver identificato più soluzioni dobbiamo individuare quella più efficiente, quindi che garantisce la maggiore probabilità di successo e con il minor grado di rischio.

• Selezionare la strategia più efficiente
• Definire un piano d'azione
• Definire le risorse impegnate nel progetto e assegnare le responsabilità
• Formalizzare il piano d'azione e le risorse impegnate

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Implementare le soluzioni

Dopo aver individuato la soluzione ideale è giunto il momento di eseguirla. È necessario eseguire le attività secondo l'ordine stabilito e monitorare che queste abbiano l'effetto desiderato, valutando l'impatto in corso d'opera.

Le fasi sono:

• Attuare le attività definite nella fase precedente
• Monitorare che le soluzioni diano l'effetto sperato
• Pianificare eventuali aggiunte di azioni correttive
• Aggiornare il registro dei problemi, per poter sfruttare le soluzioni anche in futuro

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Il registro dei problemi

Il registro dei problemi ha l'obiettivo di raccogliere l e problematiche che emergono durante un progetto o durante un'attività.

È uno strumento molto importante per le azioni di problem solving. Infatti tracciando e raccogliendo i problemi che si presentano durante le attività aziendali, sarà possibile utilizzare nuovamente tali informazioni, evitando di eseguire nuovamente le fasi da capo e identificando immediatamente il problema di fondo.

Il registro dei problemi deve essere aggiornato periodicamente inserendo le nuove informazioni raccolte durante la risoluzione di un problema.

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Il metodo 8D per il Problem Solving

Il metodo 8D, noto anche come "Eight Disciplines" o "Otto Disziplinen", è un approccio strutturato ampiamente utilizzato per il problem solving e la gestione delle non conformità nelle organizzazioni. Questa metodologia offre un framework completo per affrontare in modo efficace e sistematico i problemi, con l'obiettivo di trovare soluzioni durature e prevenire il ripetersi degli stessi.

I vantaggi del metodo 8D sono molteplici. In primo luogo, fornisce un approccio step-by-step che aiuta a individuare la causa principale di un problema in modo accurato e affidabile. Attraverso l'uso di strumenti e tecniche specifiche, come il diagramma di Ishikawa (o "diagramma a causa ed effetto") e l'analisi dei 5 perché, si cerca di andare oltre i sintomi e comprendere le vere cause del problema.

In secondo luogo, il metodo 8D guida lo sviluppo di azioni correttive appropriate per eliminare le cause principali. Queste azioni vengono implementate in modo tempestivo e monitorate attentamente per verificare l'efficacia delle soluzioni proposte.

In terzo luogo, il metodo 8D promuove l'implementazione di azioni correttive permanenti. Ciò significa che le soluzioni trovate vengono incorporate nel sistema di gestione dell'organizzazione per prevenire futuri problemi simili. Questo approccio proattivo si basa sull'apprendimento dalle esperienze passate per migliorare continuamente le prestazioni dell'organizzazione.

Infine, il metodo 8D incoraggia l'esplorazione dei sistemi di controllo esistenti che hanno permesso che il problema si verificasse. Questo processo aiuta a identificare eventuali debolezze nel sistema di gestione e a implementare misure correttive per evitare che gli errori si ripetano.

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In conclusione, il metodo 8D è un potente strumento per il problem solving che offre un approccio strutturato e completo per affrontare le sfide organizzative. La sua adozione consente di individuare le cause principali, sviluppare azioni adeguate e implementare soluzioni permanenti, contribuendo al miglioramento continuo delle prestazioni e alla prevenzione dei problemi futuri.

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Problem Solving: la tecnica FARE

La tecnica FARE è una delle varie strategie di problem solving più semplici da applicare per i team di lavoro di un'impresa. La tecnica FARE si basa su quattro step:

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1. Focalizzare

Il primo step per avviare un processo di problem solving è “mettere a fuoco” il problema, ovvero definire chiaramente il problema e l'ambito d'intervento del team di lavoro. È necessario creare una lista contenente i problemi da affrontare e verificare gli elementi che possono causarlo e gli elementi di rischio causati dal problema.

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2. Analizzare

Il secondo step è raccogliere i dati inerenti al problema, ovvero individuare tutte le informazioni rilevanti alla risoluzione del problema e raccogliere dati per misurarli in modo concreto.

La raccolta di dati concreti permetterà anche di utilizzare modalità misurabili per verificare l'effettiva risoluzione del problema.

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3. Risolvere

Il terzo step è, una volta definiti tutti gli elementi alla base del problema, è identificare tutte le soluzioni percorribili ed alternative per la risoluzione del problema.

Creata una lista di soluzioni il team di lavoro può, in base all'impatto che un problema ha sui progetti produttivi, sviluppare un poc prototipo proof of concept per verificare l'efficacia della soluzione oppure procedere direttamente con lo step successivo.

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4. Eseguire

Applicare la soluzione scelta e monitorarne l'impatto nel tempo, per assicurarsi dell'effettiva risoluzione del problema.

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