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Debriefing


Definizione di debriefing

Con il termine Debriefing si intende il processo di analisi inversa che viene effettuato alla chiusura del progetto e permette di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi e valutare le criticità che sono sorte durate lo svolgimento del progetto.

Si tratta perciò di un termine utilizzato in ambito lavorativo, in particolare durante le discussioni successivo alla conclusione di un progetto e ha l’obiettivo di creare un confronto costruttivo con il team, sfruttando le informazioni che si ottengono per i nuovi lavori.

Il termine debriefing è sempre più utilizzato nell’ambito del marketing e della comunicazione, in particolare nelle agenzie pubblicitarie e tra gli organizzatori di eventi.

Secondo il Cambridge Dictionary, la definizione di debriefing è “a meeting that takes place in order to get information about a particular piece of work that has been finished, for example about what was done successfully and what was not”, ovvero “un incontro che ha luogo per ottenere informazioni riguardo un particolare lavoro che è stato completato, valutando ad esempio cosa è stato portato a termine con successo e cosa no”.

Il debriefing diventa perciò uno strumento fondamentale per il Project Management. Lo si può infatti utilizzare dopo la fase di chiusura allo scopo di valutare l'andamento del progetto, gli obiettivi raggiunti e le lezioni apprese durante lo svolgimento.


Finalità del debriefing

Durante il debriefing vengono ripercorse le diverse fasi che hanno portato al compimento del progetto, cercando di ottenere informazioni preziose da poter sfruttare per i progetti futuri, valutando le criticità che si sono presentate, le modalità con cui i membri del team hanno collaborato, l’efficacia dell’organizzazione del lavoro e altri elementi che hanno impattato sul risultato finale.

Una sessione di debriefing rappresenta perciò uno strumento di apprendimento di riflessione ed analisi, che permette di ottenere informazioni in modo rapido ed efficace, migliorando notevolmente le prestazioni del team.

Durante ogni sessione, i membri del team riflettono sullo svolgimento del progetto, valutando i lati positivi e identificando opportunità di miglioramento. Un altro obiettivo è quello di stabilire una comprensione comune, stabilendo gli accordi per garantire un miglioramento dell’efficienza futura.



Come svolgere il debriefing

Il debriefing può essere svolto durante diverse fasi di un progetto e non solamente al termine dello stesso. Ad esempio è utile effettuare il debriefing nei seguenti casi:

  • Alla conclusione di un turno di lavoro, di una riunione o di un evento di formazione
  • Durante momenti specifici di un progetto
  • Dopo avere effettuato lavori che coinvolgono diverse persone o diversi reparti

I debriefing non richiedono una particolare pianificazione e per questo motivo possono essere condotti periodicamente per promuovere l’apprendimento e assicurarsi che il team lavori in modo efficace.

Per svolgere una sessione di debriefing in modo efficace, è importante avere uno spazio a disposizione in cui i membri del team possono confrontarsi. L’ideale sarebbe avere delle postazioni che permettano a chiunque di trovarsi faccia a faccia, facilitando in questo modo il confronto.

Non è strettamente necessario dotarsi di un PC o di dispositivi elettronici, i quali potrebbero rappresentare una fonte di distrazione. Diventa invece fondamentale dotarsi di una lavagna bianca su cui segnare i punti che vengono discussi.

Andrà poi individuata una persona che dovrà guidare la discussione agendo come moderatore. Questa persona può essere un capo reparto, il direttore di progetto o anche un membro del team.

In certi casi si preferisce scegliere come moderatore una persona esterna al team di sviluppo, in modo da garantire la discussione delle idee e imparzialità nelle decisioni finali.

Alla fine di ogni sessione di debriefing andrà redatto il debrief, ovvero un documento con al suo interno i punti più importanti emersi durante il confronto. Questo documento può essere sfruttato come promemoria e come guida per definire e monitorare i miglioramenti che si intende apportare all’organizzazione, migliorando in questo modo anche i processi di Project Management interni.



I 6 step del debriefing

È importante svolgere una sessione di debriefing in modo efficace, comunicando chiaramente tutti i concetti. È ancora più importante chiudere un debriefing chiedendo ai partecipanti un feedback, per assicurarsi che tutte le informazioni siano state apprese e soprattutto elaborate per far nascere nuove idee e soluzioni. Ecco i 6 step per svolgere un debriefing efficace e raccogliere i successivi feedback:


1. Chiedere a tutti i partecipanti un feedback sul progetto

Dopo aver completato il progetto a ciascun partecipante deve essere data l'opportunità di descrivere le proprie impressioni senza essere giudicati dagli altri. La prima fase della sessione di debriefing viene utilizzata per parlare delle esperienze e permettere l'espressione delle emozioni. Questa fase è particolarmente importante poiché consente ai partecipanti di concentrarsi sugli aspetti essenziali e di essere più obiettivi nelle fasi successive.


2. Confronto delle impressioni: cosa è successo durante il lavoro?

In questa fase, i partecipanti sono invitati a confrontare le loro impressioni precedenti. Vengono raccolte e discusse informazioni sulle attività attuali. Le esperienze dovrebbero essere messe in ordine cronologico e chiarite attraverso domande. Questo serve a confrontare le impressioni di tutti i partecipanti e chiarire tutti i fatti.


3. Apprendimento: cosa è stato appreso durante il progetto?

Tutti i partecipanti al progetto avranno appreso nuove abilità e avranno sviluppato nuovi processi. Questo è fondamentale da discutere: tutte le lezioni apprese devono essere esplicitate e descritte al meglio.


4. Trasferibilità: come possiamo utilizzare queste competenze in tutta l'azienda?

Il quarto passo consiste nel collegare le esperienze delle attività di gruppo con la realtà: tutte le lezioni apprese nel progetto devono essere applicate in tutta l'azienda, migliorandone i processi.


5. Errori e Gestione dei Rischi: quali sono gli errori emersi durante il progetto? Come possiamo evitarli nel prossimo progetto?

In ogni progetto appaiono ostacoli, che vengono risolti tramite problem solving, ed errori che possono portare a guasti e processi non corretti. È fondamentale condividere anche questi, nell'ottica di migliorare il processo aziendale di gestione dei rischi.


6. Piani d'azione: qual è il prossimo passo?

In questa fase, i partecipanti creano piani d'azione che derivano dal risultato ottenuto durante il progetto sviluppato. Si incoraggiano i partecipanti a suggerire strategie per completare future attività.


6 step per svolgere un Debriefing - Headvisor Innovation Manager


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