La matrice di Eisenhower
Cos'è la matrice di Eisenhower?
La matrice di Eisenhower è una metodologia di gestione delle priorità e del tempo per lo svolgimento ottimizzato di molteplici attività. Prende il suo nome dall'omonimo inventore Dwight D. Eisenhower detto "Ike", generale politico e 34° presidente degli Stati Uniti d'America.
Una delle frasi a lui attribuite dice “l’urgente non è mai importante e l’importante non è mai urgente”.
Il metodo della matrice di Eisenhower è stato analizzato da vari studiosi come Stephen Covey nel libro “le 7 regole del successo” ed è per questo motivo che la matrice di Eisenhower viene anche chiamata matrice di Covey.
Utilizzo della matrice di Eisenhower
Questo metodo permette di organizzare le priorità in base alla loro urgenza e importanza, identificando quattro quadranti, come evidenziato nella figura che segue il paragrafo.
L’importanza di un’attività è una valutazione soggettiva, poiché dipende da motivi individuali come principi, valori e abitudini o dal tipo di progetto a cui si sta lavorando.
In concetto di urgenza è invece oggettivo poiché dipende direttamente dalla variabile tempo e quindi dalle scadenze del progetto o della fase su cui si sta lavorando.
Un’azienda, o un individuo, potrà sfruttare la matrice come uno strumento per pianificare, programmare e, se necessario, delegare le attività aziendali inserendole in uno dei quattro quadranti della matrice.
Perché utilizzare La Matrice di Eisenhower?
Gestire in maniera efficiente il tempo a propria disposizione è una delle attività principali che un imprenditore deve svolgere.
Una pianificazione dettagliata porta con sé notevoli vantaggi, evitando di ritrovarsi all’ultimo minuto con una mole troppo elevata di mansioni da completare, i quali, nella maggior parte dei casi, verranno svolti in maniera frettolosa ed approssimativa.
Attraverso varie attività di gestione del tempo e delle priorità invece si è in grado di rispettare le scadenze, definendo obiettivi precisi, misurabili e raggiungibili, migliorando la produttività generale della propria azienda, evitando di svolgere attività non rilevanti. Le attività minori, distolgono invece risorse e tempo troppo prezioso.
Le tecniche per la gestione delle tempistiche e delle priorità aziendali, accompagnate da un’analisi dei KPI (Key Performance Indicator) in fase di pianificazione, permettono di avere un flusso lavorativo continuo sia nelle fasi di produzione vera e propria che in quelle ricollegabili alla governance aziendale e alla pianificazione operativa.
Il risultato di questi processi sarà un aumento della qualità del lavoro compiuto in modo pianificato e attento.
Permette di capire quali attività devono essere svolte entro breve e quali possono essere completate in un momento successivo.
Organizzazione del lavoro
La matrice di Eisenhower è un ottimo strumento che permette di adottare strategie per organizzare le attività e definire una strategia organizzativa, fornendo anche strumenti di visualizzazione riguardo allo stato delle fasi di processo.
Gestione del tempo
La gestione del proprio tempo è considerata come un’attività principalmente individuale, ma che se ottimizzata può aumentare esponenzialmente la produttività del singolo individuo e di conseguenza anche quella globale.
Come sviluppare la matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower suddivide le azioni da compiere secondo 2 parametri: Il livello di urgenza e il livello di importanza.
Sviluppando quindi su un asse il livello di urgenza e sull'altro asse il livello di gravità si ottengono 4 quadranti così suddivisi:
1° Quadrante: URGENTE E IMPORTANTE (Crisi)
All’interno del primo quadrante andranno inserite le attività prioritarie, che necessitano di essere svolte immediatamente e che non sono delegabili.
Alcuni esempi possono essere progetti o attività in scadenza, richieste last minute, problemi urgenti, interruzioni del processo produttivo.
Un numero elevato di attività in questo quadrante porterà probabilmente ad errori dettati dalla fretta e che saranno difficilmente recuperabili, essendo queste attività da concludere nel minor tempo possibile.
2° Quadrante: IMPORTANTE E NON URGENTE (Qualità)
All’interno del quadrante Q2 sono solitamente inserite attività importanti ma che non necessitano di essere completate nel breve periodo.
Vanno perciò incluse attività a medio/lungo termine, attività riguardo al miglioramento personale come corsi di formazione, la definizione di strategie di business di medio/lungo periodo, ricerca di nuove opportunità di investimento.
3° Quadrante: ATTIVITÀ URGENTI MA NON IMPORTANTI (Delegabile)
Comprende le attività ritenute urgenti ma non particolarmente importanti e che possono quindi essere delegate ad altre persone.
Spesso l’urgenza di queste attività è determinata da situazioni esterne e occuparsene direttamente rappresenta uno spreco di energie e risorse.
Alcuni esempi sono: riunioni superflue, mansioni che spettano ad altri, lavori di routine.
4° QUADRANTE: ATTIVITÀ NON URGENTI E NON IMPORTANTI (Superfluo)
Nel quarto ed ultimo riquadro vanno inserite le attività che sono solo una fonte di distrazione e vanno quindi eliminate.
Esempi possono essere attività banali o superflue, distrazioni, attività che non portano alcun valore aggiunto sia individualmente che per l’azienda.
Conclusioni
Per pianificare e gestire in modo dettagliato le proprie priorità e obiettivi attraverso la matrice di Eisenhower, risulta utile concentrarsi anticipatamente sulle attività del quadrante Q2 (attività importanti e non urgenti).
Portando avanti con continuità queste attività verrà ridotta la probabilità che compaiano attività urgenti nei quadranti Q1 e Q3.
Il compito più importante sarà quello di suddividere le attività nei quadranti corretti e capire che se una mansione è urgente non è necessariamente importante e può essere delegata o non considerata, permettendo di concentrarsi su altre fasi che creano maggior valore.
Un trucco utile per la suddivisione delle attività nei quattro quadranti è quello di utilizzare la parola TIME:
- T (Q1): Tassativo da fare
- I (Q2): Importante da pianificare
- M (Q3): Mansioni da delegare
- E (Q4): Eliminabile e superfluo
Altre tecniche di gestione del tempo
Esistono varie tecniche organizzative che possono essere suddivise in base alle variabili prese in considerazione.
È importante individuare i processi principali sfruttabili sia da professionisti per la gestione aziendale, che dagli individui per gestire le attività personali.
La gestione delle priorità permette di distinguere quali sono le attività importanti da quelle urgenti, permettendoci di capire ciò che è necessario svolgere e in quale ordine, gestendo al meglio tempi e risorse ed evitando sprechi e perdite di tempo.
I metodi di gestione delle priorità più conosciuti sono:
METODO MoSCoW (Must, Should Could, Won't)
Questo metodo permette di evidenziare in base al tipo di progetto e al tempo a propria disposizione, quali attività sono indispensabili, auspicabili, facoltative e trascurabili.
Le attività Must sono chiaramente quelle che rappresentano un requisito indispensabile per raggiungere gli obiettivi di progetto. Rispetto alla matrice di Eisenhower il metodo MoSCoW utilizza una sorta di graduatoria di importanza in quattro livelli mentre nella matrice di Eisenhower sono solo due livelli di importanza ma incrociati al grado di urgenza.
METODO S.M.A.R.T.
Metodo sviluppato da Peter Drucker che permette di definire gli obiettivi da raggiungere e definire quelli di maggiore importanza.
Anche questo metodo rispetto alla matrice di Eisenhower non intreccia il livello di urgenza. Il Metodo S.M.A.R.T. differenzia le attività etichettandole secondo diverse tipologie. Per definire il tipo di importanza degli obiettivi individuati sono stati identificati da questo metodo 5 criteri:
- S: SPECIFIC, specifico
- M: MEASURABLE, misurabile
- A: ACHIEVABLE, raggiungibile
- R: REALISTIC, realistico
- T: TIME BASED, dipendente dal tempo
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