Diagramma di Gantt: come svilupparlo per la pianificazione dei progetti

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Cosa è un Diagramma di Gantt?

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Il diagramma di Gantt è uno strumento a 2 sezioni per la rappresentazione grafica delle attività di progetto sull'asse temporanea.

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Diagramma di Gantt: lo strumento per la pianificazione dei progetti

Uno degli obiettivi principali delle aziende moderne è il raggiungimento di un elevato livello di efficienza, sia per quanto riguarda le attività interne (produzione, finanza, risorse umane…) che in riferimento ai progetti che vengono effettuati.

Una pianificazione e gestione ottimale delle variabili di progetto, come tempi, costi e risorse, è raggiungibile solamente sfruttando le logiche di Project Management e gli strumenti per la gestione efficace dei progetti.

Ogni progetto è infatti collegato ad un determinato obiettivo strategico e il raggiungimento di tale obiettivo permette all'azienda di ottenere un vantaggio competitivo e crescere nel medio-lungo periodo.

Uno degli strumenti più diffusi è sicuramente il diagramma di Gantt, uno strumento particolarmente versatile che permette di rappresentare, visualizzare e tracciare le tempistiche di progetto.

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Questo grafico si presta perfettamente a qualsiasi tipologia di progetto, indipendentemente dalle dimensioni, dalla tipologia e dal settore. Un diagramma di Gantt potrebbe sembrare a prima vista uno strumento complesso, tuttavia le nozioni di base per svilupparlo sono molto intuitive e riescono ad adattarsi alle esigenze di manager e responsabili di progetto.

In questa guida spiegheremo in dettaglio cos'è il diagramma di Gantt, descrivendo come costruirlo e interpretarlo in modo da fornirvi uno strumento fondamentale per gestire i progetti della vostra impresa.

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Perchè usare il diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt è uno strumento utile alla pianificazione dei progetti che permette di visualizzare graficamente la panoramica delle attività programmate e delle tempistiche, mettendo a conoscenza tutte le parti coinvolte nel progetto di tutti i compiti e delle relative scadenze.

Il Gantt permette inoltre di visualizzare graficamente lo stato di avanzamento di un progetto tenendo sotto controllo le tempistiche di ogni fase, permettendo al Project Manager di valutare ritardi e mettendo in atto azioni correttive per tornare a passo con il piano di progetto.

Si tratta di un grafico a barre orizzontali che mette in evidenza il lavoro svolto, quello ancora da svolgere, chi se ne dovrà occupare e in che momento. Le attività sono rappresentate proprio dalle barre orizzontali, mentre la lunghezza delle barre rappresenta il tempo necessario per completare tale attività.

Molti diagrammi di Gantt descrivono anche come le varie attività sono collegate tra loro e quali sono le prossime milestones e scadenze. Un diagramma di Gantt dinamico permette a coloro che partecipano al progetto di visualizzare le loro responsabilità e l'impatto delle loro attività sul progetto.

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Storia del diagramma di Gantt

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I primi modelli di diagrammi di Gantt erano più simili a delle tabelle e venivano disegnati a mano e revisionati manualmente in caso di cambiamenti nel progetto. La diffusione dei moderni strumenti digitali ha reso il diagramma uno strumento digitale, facile da utilizzare e modificare.

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Oggi i Gantt, grazie soprattutto all'utilizzo di programmi digitali, rappresentano uno dei punti di riferimento per la gestione e la pianificazione delle attività di qualsiasi tipologia di progetto.

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Elementi del diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt ha solitamente al suo interno i seguenti elementi:

• Data: data di inizio e fine del progetto
• Attività: ogni progetto è composto da una serie di sotto attività che vengono rappresentate graficamente tramite delle barre orizzontali. Queste indicano le scadenze e il membro a cui è assegnata l'attività.
• Tempistiche di progetto: stima delle tempistiche di ogni sotto attività di progetto, in modo da valutare se queste vengono completate o meno nei tempi previsti.
• Dipendenze tra le attività: il diagramma mostra le dipendenze tra le varie attività di progetto, permettendo di evidenziare quali attività possono essere svolte in qualsiasi momento e quali richiedono invece il completamento di un'altra attività prima di essere svolte.
• Stato di avanzamento: indicazione dello stato di avanzamento del progetto, permette di monitorare il lavoro ancora da svolgere per completare il progetto nei tempi stabiliti.

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Utilità del diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt è uno strumento fondamentale per i Project Manager e fornisce indicazioni sullo stato di avanzamento dell'intero progetto, sulle attività svolte e su quelle ancora da svolgere, valutando se il team è in linea con le scadenze prefissate.

Permette inoltre di suddividere le attività di progetto in modo efficace, tenendo conto dei rapporti di dipendenza tra esse e dando priorità alle task di maggiore importanza.

Il Gantt è uno strumento molto utile sia in fase di pianificazione che di esecuzione e controllo delle attività di progetto.

Nella fase di pianificazione viene sfruttato per definire la timeline, le dipendenze tra le attività, stimare le tempistiche e assegnare le risorse. Nella fase di esecuzione il Gantt permette invece di visualizzare lo stato di avanzamento del progetto ed è perfetto per gestire anche più progetti contemporaneamente.

L'utilità del diagramma di Gantt dipende anche da aspetti non direttamente collegati alle attività operative. Il Gantt facilita infatti la comunicazione tra i membri del team, mantenendo chiunque aggiornato sullo stato di avanzamento dei lavori.

Inoltre è uno strumento in grado di incentivare il team nel lavorare con maggiore produttività per rispettare le scadenze prefissate. Infine utilizzare il Gantt garantisce un elevato livello di flessibilità e permette di modificare il progetto in caso di cambiamenti nelle condizioni esterne o imprevisti nello svolgimento delle attività.

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Vantaggi del diagramma di Gantt per il team e gli stakeholder

L'utilizzo del diagramma di Gantt offre diversi vantaggi, sia a coloro che gestiscono il progetto che a coloro che devono svolgere le attività. Ecco alcuni di questi vantaggi:

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Maggiore chiarezza

Il diagramma di Gantt offre una panoramica sulle attività e la timeline del progetto, permettendo al Project Manager di capire a che punto si trova il team rispetto all'obiettivo finale.

Il diagramma può inoltre essere utilizzato per mostrare agli stakeholder come vengono organizzate le attività e in che modo le risorse vengono assegnate.

In questo modo si potrà fornire agli stakeholder un quadro sull'andamento del progetto e sull'allocazione delle risorse in qualsiasi momento in cui questi lo richiedano.

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Comunicazione efficiente

Il Gantt è uno strumento in grado di fornire ai membri del team di sviluppo una visione chiara sullo stato di avanzamento dei lavori, mantenendoli così aggiornati senza dover necessariamente svolgere delle riunioni strategiche frequentemente.

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Motivazione del team

I membri del team hanno una visione chiara delle attività che devono svolgere e possono comprendere come le loro prestazioni individuali influenzano l'andamento del progetto.

In questo modo ognuno avrà una maggiore consapevolezza dell'impatto che il loro lavoro ha sul progetto, favorendo una maggiore collaborazione e organizzazione dei compiti e un maggior livello di responsabilizzazione.

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Gestione delle tempistiche

Come già anticipato in precedenza, il Gantt aiuta ad impostare dei tempi realistici e fattibili per realizzare le attività del progetto entro la data di scadenza. Una gestione ottimale delle tempistiche permette inoltre di gestire più progetti contemporaneamente.

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Flessibilità

Durante lo svolgimento di un progetto capita spesso di dover gestire dei cambiamenti in corso d'opera che potrebbero impattare le attività e le tempistiche. Sfruttando il diagramma di Gantt è possibile adattare le attività, riuscendo comunque a concludere il progetto secondo le tempistiche stabilite.

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Strumento per la negoziazione

Il Gantt diventa uno strumento utile anche per la negoziazione sia con le risorse del team che con il management, concordando come andranno svolte le attività per organizzare le risorse, gestire problemi, inefficienze e collidi bottiglia.

Queste problematiche possono essere risolte affidandosi ad un quadro di riferimento delle attività, rappresentato proprio dal Gantt.

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Evita il sovraccarico delle risorse

Gestendo in modo efficiente l'allocazione delle risorse è possibile distribuire uniformemente il carico in modo da ed evitare il sovraccarico determinati membri del team di progetto.

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i 4 step per costruire un diagramma di Gantt

Diamo di seguito una breve descrizione dei punti salienti sul come poter sviluppare un Gantt efficace e che illustri in modo chiaro i punti chiave per lo sviluppo di un progetto

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1. Elencare le attività e definire l'intervallo di tempo

Il primo passo è quello di elencare tutte le attività da svolgere per poter completare con successo il progetto. Ogni progetto deve avere un inizio e una fine ben definiti e per rispettare le scadenze in questa fase viene definita la timeline di ogni attività tenendo conto delle risorse a disposizione.

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2. Definire le dipendenze tra le attività

In certe situazioni è necessario attendere il completamento di determinate attività prima di poter passare alla fase successiva, soprattutto nei progetti particolarmente complessi.

Per assicurare che il progetto avanzi senza complicazioni è fondamentale visualizzare graficamente le dipendenze tra le varie attività all'interno del Gantt stesso.

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3. Creare una timeline e definire delle milestones intermedi

A questo punto è possibile definire una timeline del progetto, tenendo in considerazione il tempo e le risorse a disposizione e ricordando che ogni progetto potrebbe subire dei ritardi causati complicazioni o modifiche delle condizioni esterne.

Le milestones intermedie permettono di valutare l'andamento del progetto ad una determinata data, permettendo al team di riorganizzare le attività in caso di ritardi. Al raggiungimento di determinati traguardi è consigliabile eseguire delle riunioni strategiche, delle revisioni intermedie oppure ottenere l'approvazione di un determinato output intermedio.

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4. Realizzare il diagramma di Gantt

È possibile realizzare il diagramma di Gantt sfruttando dei software su misura oppure partendo da un semplice foglio di Excel.

Si parte dalla creazione di una tabella in cui vanno inserite le colonne relative alle informazioni del progetto. I cambi di base solitamente sono: attività, data di inizio e durata.

Nella prima colonna andranno inserite le attività previste per realizzare il progetto, nella seconda la data di inizio della corrispondente attività e nella terza colonna il numero di giorni necessari al completamento dell'attività.

A questo punto la tabella andrà trasformata in un grafico selezionando l'opzione di visualizzazione desiderata (solitamente “barre in pila”).

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Esempio di un diagramma di Gantt ottenuto con il software Microsoft Project.

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Approfondimenti

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• WBS (Work Breakdown Structure): cos'è e come utilizzarla
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