PDCA

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Definizione di PDCA

Il ciclo PDCA, o metodo PDCA, noto anche come ciclo di Deming, in onore dello ingegnere statunitense William Edwards Deming che l’ha studiato e implementato, è un modello universale per l'ottimizzazione della gestione della qualità nelle aziende, in un’ottica di continuous improvement (miglioramento continuo) nel lungo termine.

Il ciclo PDCA è un modello utilizzato per la risoluzione dei problemi e basato su quattro fasi.

• PLAN: Pianificazione
• DO: Applicazione
• CHECK: Verifica
• ACT: Attuazione

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Utilizzo del ciclo PDCA

Il ciclo PDCA è un buon metodo per gestire internamente e in modo continuativo la qualità, in un’ottica di lungo termine. Il metodo è ancora oggi considerato un importante pioniere nella gestione della qualità e dell'efficientamento operativo.

L’impiego del metodo PDCA si rivela utile per diffondere internamente all’azienda una cultura improntata sulla qualità, in un’ottica di miglioramento continuamento dei processi e di ottimizzazione nell’impiego delle risorse, per ridurre i costi e gli sprechi. Il presupposto sul quale si basa il metodo PDCA è la puntuale interazione tra ricerca, progettazione, test, produzione e vendita. Il miglioramento della qualità e il soddisfacimento del cliente richiede il passaggio costante attraverso le quattro fasi, sempre in ottica di qualità.

Il ciclo di Deming può essere impiegato quando si rende necessario migliorare o modificare un processo già consolidato, oppure progettare un processo ex-novo oppure ancora sviluppare un nuovo servizio o prodotto.

Deming ha ideato il ciclo PDCA in negli anni cinquanta in Giappone, dove la qualità della produzione di qualità si basava solamente sulle fasi di collaudo ed un aumento della qualità poteva essere possibile solo con un aumento delle ispezioni, per scartare i pezzi difettosi e, dunque, attraverso un incremento dei costi. Ciò, inevitabilmente, si traduceva in uno spreco (Muda).

Il ruolo di Deming, forte della sua esperienza maturato durante gli studi ingegneristici, fu pertanto quello di introdurre degli strumenti idonei per garantire un progressivo e continuo miglioramento della qualità, eliminando gli sprechi e riducendo i costi, attraverso un metodo standardizzato da applicare a tutte le fasi e a tutte le situazioni.

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Funzionamento del ciclo PDCA

Le quattro fasi del ciclo PDCA

Il ciclo PDCA prevede che l’intero processo sia suddiviso in quattro fasi. Ciò facilita il lavoro dei manager e degli specialisti, facilitando tanto la pianificazione, quanto i controlli in itinere, al termine delle varie fasi, ed ex post, al termine dell’intero processo, per valutare la bontà dei risultati raggiunti rispetto agli obiettivi prestabiliti.

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Fase 1: PLAN - Pianificazione

La prima fase del ciclo PDCA, la pianificazione, è il fulcro di tutte le azioni che seguiranno. Il problema viene prima analizzato e valutato. In questa fase si esegue dapprima un’analisi della situazione attuale (analisi As-Is), in modo da individuare ed esaminare dettagliatamente il problema e le sue cause, potendo così successivamente determinare uno o più obiettivi da raggiungere, direttamente collegati al problema e alle misure necessarie per la sua risoluzione.

In questa fase vengono anche stabiliti anche i processi necessari per raggiungere risultati coerenti con gli obiettivi pianificati, vengono analizzati i prodotti e i processi già in essere per individuare le aree di criticità e i possibili ambiti di intervento per apportare modifiche e miglioramenti.

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Fase 2: DO - Implementare

Nella seconda fase del ciclo PDCA, si dà esecuzione sperimentale al programma, implementando le azioni e le misure che sono state determinate nella fase 1 di pianificazione. I reparti e i collaboratori sono coinvolti direttamente nella risoluzione del problema, nell’attuazione del piano, nell’esecuzione del processo. È importante che tutte le attività siano ben documentate nella fase DO, al fine di procedere alle fasi successive.

L'ideale è quello di testare prima le misure su piccola scala e in un contesto circoscritto. Ciò si può realizzare attraverso l’implementazione di un prototipo, un modello POC (Proof of Concept), che permette di sperimentare l’impiego della soluzione in un contesto circoscritto, ad esempio un reparto selezionato, prima di estenderla a tutta l’azienda.

In fase di prototipazione, vengono apportate piccole modifiche in modo iterativo, al fine di testare e documentare tutte le possibili differenti variabili. Nella metodologia di Deming, questa fase dovrebbe seguire il metodo scientifico, come un esperimento di laboratorio, in modo da comprendere la miglior configurazione di output.

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Fase 3: CHECK - Verifica

Nella fase di verifica del ciclo PDCA, il focus è sulla verifica oggettiva nell'aver raggiunto i risultati auspicati.

Serve quindi chiedersi se i risultati, misurati e raccolti nella fase del “DO” siano coerenti con gli obiettivi definiti nella fase del “PLAN”. In questa fase ci si deve chiedere: “I risultati ottenuti coincidono con le previsioni stabilite inizialmente?”, “Quali ulteriori adeguamenti sono necessari per poter soddisfare gli obiettivi desiderati?”. In caso di discrepanze tra obiettivi e risultati, è in questa fase che si attuano tutti gli aggiustamenti necessari prima che la soluzione sia estesa a tutta l'azienda.

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Fase 4: ACT - Attuare

È l’ultima fase del ciclo di Deming e prevede l’implementazione dell’intero processo per poterlo, in caso di successo, renderlo definitivo o, viceversa, apportare i miglioramenti necessari per poter estendere a tutta l’organizzazione quanto sperimentato nelle precedenti fasi in contesti circoscritti. I processi ottimizzati diverranno da subito il nuovo livello di standard e dovranno essere rispettati da tutti i dipendenti.

In questa fase serve rispondere alle domande: “Cosa può essere ottimizzato?”, “Dove risiede ulteriore potenziale inespresso?”. Se dall’analisi viene rilevato un mancato raggiungimento dell’obiettivo, allora il ciclo deve essere ripetuto dalla prima fase.

Altrimenti, se le modifiche sono state implementate efficacemente e gli obiettivi raggiunti, il progetto viene reso definitivo, ripetendolo per tutti gli output che si desidera realizzare.

Una volta completate le quattro fasi ed appurata l’adeguatezza del processo e la non necessità di ulteriori azioni correttive, il ciclo di Deming può essere raffinato per pianificare e migliorare con maggiore dettaglio la successiva iterazione, oppure si può spostare l’attenzione su una nuova fase o su un nuovo processo che dovesse richiedere azioni correttive.

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Il ciclo PDCA in pratica

L'applicazione continua del ciclo di Deming o metodo PDCA è necessaria per l'ottimizzazione sostenibile della gestione della qualità in azienda. Il prerequisito è che il livello dirigenziale persegua una politica di qualità coerente e che venga trasmesso a tutta l'azienda. (Kaizen e il miglioramento continuo).

Il ciclo dovrebbe essere ripetuto più volte, fino a quando non viene trovato un miglioramento costante: ciò consentirà di rafforzare la filosofia kaizen. Il metodo PDCA si caratterizza per avere una struttura semplice da implementare, divisa in quattro passaggi ben definiti e di applicabilità ampia, adattabile a qualsiasi tipo di obiettivi e situazioni.

Facendo tutti parte dello stesso processo, il metodo PDCA permette di migliorare l’integrazione all’interno di tutta l’organizzazione. Il metodo permette poi alle aziende di provare, come in un esperimento scientifico, il cambiamento su scala ridotta, in modo da valutarne gli effetti e la bontà, prima di estenderlo a tutta l’azienda, con la certezza che fornirà i benefici desiderati.

Il ciclo di Deming non è l’unico modello studiato per raggiungere il miglioramento studiato. Una sua versione più dettagliata e il ciclo DMAIC (Define, measure, analyze, improve, control).

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