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KPI - Key Performance Indicator, come strutturarli, esempi


KPI - Key Performance Indicator

I manager utilizzano normalmente Indici di performance per valutare il successo nel raggiungimento degli obiettivi. I KPI possono essere di "alto livello" e concentrarsi sulle prestazioni complessive dell'azienda o strategie d'impresa, o di "dettaglio", per concentrarsi su processi in dipartimenti come la produzione, l'efficienza degli impianti, le vendite, il marketing, le risorse umane, ecc.

Significato di KPI: Un KPI Key Performance Indicator è un valore misurabile che dimostra l'efficacia con cui un'azienda sta raggiungendo gli obiettivi prefissati.


A cosa servono i Key Performance Indicator?

All'interno di un processo di innovazione tecnologica o di Digitalizzazione dei processi, serve operare un insieme di analisi e misure quantificabili che un'azienda utilizza per dimensionare le proprie prestazioni nel tempo. Una volta raccolti i dati di misurazione sarà quindi naturale ragionare in termini di indicatori di efficienza. I Key Performance Indicator appunto.


Cosa rende efficace un KPI?

Ora che sappiamo che i Key Performance Indicator sono indicatori di prestazioni chiave, serve mettere in atto tutti qui sistemi di cultura e controllo perchè possano dare i loro veri frutti.

Troppo spesso, le organizzazioni adottano ciecamente Key Performance Indicator riconosciuti dal settore e poi si chiedono perché tale KPI non rifletta la loro attività e non influisca su alcun cambiamento positivo. Uno degli aspetti più trascurati degli Indici di performance è che sono essi stessi una importantissima forma di comunicazione. In quanto tali, rispettano le stesse regole e best practice di qualsiasi altra forma di comunicazione. Devono quindi essere molto concise, chiare e pertinenti perchè vengano assorbite e messe in atto.

In termini di sviluppo di una strategia per la formulazione dei KPI, il team dovrebbe iniziare capire quali sono gli obiettivi organizzativi, condividerne il modo di raggiungerli e chi può agire in base a queste informazioni. Questo dovrebbe essere un processo iterativo che coinvolge operatori responsabili di progetto dirigenti e manager. Serve scegliere con cura quali processi aziendali debbano essere misurati con un dashboard o monitor Andon e con chi dovrebbero essere condivise tali informazioni.


Come definire un KPI

La definizione degli indicatori chiave di prestazione può essere un'attività complicata. La parola chiave in Key Performance Indicator è "chiave" appunto, perché ogni KPI dovrebbe essere correlato a uno specifico risultato aziendale con una specifica misura delle prestazioni.

I KPI vengono spesso confusi con le metriche aziendali. Sebbene spesso utilizzati con lo stesso spirito, i KPI devono essere definiti in base agli obiettivi aziendali critici o principali.

Per definire un KPI servirebbe porsi le seguenti domane:

  • Qual è il risultato desiderato?
  • Chi è responsabile del risultato di performance?
  • Come puoi influenzare il risultato?
  • Posso misurerai i progressi?
  • Con che frequenza rivedrai i progressi verso il risultato?
  • Come saprai di aver raggiunto il tuo risultato?

Esempi di KPI


KPI - Indicatori di performance - Esempi di KPI - Headvisor Brescia Bergamo e Milano

Ogni azienda deve fare i dovuti ragionamenti su quali che siano i KPI più idonei alla propria realtà aziendale. Diamo di seguito alcuni esempi di Key Performance Indicator di prestazione in diversi dipartimenti aziendali:


Reparto Produzione

  • Indice OEE (oee overall equipment efficiency)
  • Numero di pezzi lavorati per turno
  • Numero di rilavorazioni al giorno
  • Tempo tra il rilascio dell'ordine e l'emissione della merce
  • Percentuale pezzi buoni pezzi scartati per turno e centro di lavoro
  • percentuale scostamento tra tempi pianificati e tempi consuntivati
  • Numero totale allarmi per centro di lavoro
  • tempo medio attrezzaggi per impianto
  • Margine di efficienza per prodotto/operatore

Assistenza clienti

  • Numero di chiamate al giorno
  • Durata media di una conversazione
  • Numero di risposte esaustive a clienti
  • Quota di referral necessari
  • Numero di reclami dei clienti elaborati al giorno

Marketing

  • Costi di marketing per contatto o lead
  • Numero di segnalazioni (positive) sull'azienda nei media all'anno
  • Numero di follower nei social network (Twitter, Facebook)
  • Posizionamento SEO nei motori di ricerca
  • Numero contatti dal web
  • Numero nuovi lead

Distribuzione

  • Numero di visite dei clienti a settimana
  • Quota di vendite con i nuovi clienti
  • Vendite medie dei clienti all'anno

Ricerca e sviluppo

  • Numero di progetti di sviluppo valutati positivamente all'anno
  • Numero di progetti che entrano in pre-produzione all'anno
  • Scostamento tempo di pianificazione progetto e tempo di realizzazione
  • Numero di idee con pianificazione semestrale del progetto
  • Numero di modifiche mensili nei disegni dei componenti

Acquisti e gestione dei materiali

  • Indice di precisione sulle date di consegna
  • Numero di audit dei fornitori all'anno
  • Proporzione del volume di acquisto per il quale è stata negoziata una riduzione del prezzo del cinque percento o più
  • Tempo medio dall'ordine alla consegna della merce

Sviluppo del personale

  • Numero di misure di sostegno per i dipendenti all'anno
  • Numero di dipendenti che lasciano ogni anno
  • Numero di giorni di formazione all'anno
  • Costi di sviluppo del personale all'anno

Gestione di progetto

  • Numero di progetti in programma
  • Numero di progetti che rientrano nel budget
  • Numero di ore dei dipendenti per il lavoro a progetto

Direzione o consiglio di amministrazione

  • Aumento delle vendite all'anno
  • Aumento della quota di mercato
  • Aumento del profitto all'anno
  • Aumento della marginalità dei prodotti forniti
  • Flusso di cassa all'anno
  • Tasso di interesse medio sul capitale preso in prestito
  • Valore azionario della società per semestre

KPI nel tempo

Diventa strategico rivisitare e controllare i KPI con cadenza settimanale o mensile. Controllare regolarmente i KPI è una azione fondamentale per lo sviluppo e altrettanto essenziale è monitorare i progressi in modo da poter valutare quanto successo abbiano avuto le metriche e le strategie adottate.

Ovviamente i KPI possono anche rivelare degli insuccessi o avere per loro natura degli obiettivi irraggiungibili. Tenere monitorati i KPI aiuta nell'intento aziendale di mantenere sotto controllo anche gli obiettivi aziendali da raggiungere. Solo effettuando regolarmente il controllo dei KPI puoi decidere se è il momento di modificarli o aggiornarli.

Qualunque sia il target della tua misurazione di performance, assicurati di suddividerli nel nel tempo per renderli monitorabili.


Adattare e rivedere i KPI alle esigenze aziendali

I KPI che non vengono mai aggiornati possono diventare rapidamente obsoleti. Supponiamo, ad esempio, che la tua organizzazione abbia recentemente avviato una nuova strategia aziendale o una nuova Business Unit, se non vengono aggiornati i KPI, i team continueranno a inseguire obiettivi probabilmente discordanti nella direzione tattica o strategica. Indici di performance vecchi o non aggiornati possono indurre a pensare che si stia ben sviluppando l'obiettivo preposto. Questo potrebbe indurre ad una valutazione errata o addirittura contraria all'idea iniziale di dotarsi di KPI per il monitoraggio delle performance. Un altro problema potrebbe anche essere quello di tenere traccia di KPI che non riescono a catturare l'impatto che i tuoi sforzi stanno avendo sui target strategici sottostanti. Rivedere i tuoi KPI su base mensile o settimanale diventa quindi strategico per dare la possibilità di perfezionare o cambiare completamente rotta.

Stabilisci KPI raggiungibili

Stabilire target raggiungibili per il tuo team è essenziale. Un obiettivo troppo alto rischia di demotivare i team e abbandonarne il controllo poiché irraggiungibile. Al contrario, stabilire obiettivi troppo modesti rende gli stessi indici di performance un mero esercizio di stile piuttosto che un reale strumento di controllo. Servono KPI veritieri, obiettivi raggiungibili e oggettivamente condivisibili. Lo strumento dei KPI non deve nutrire l'ego dei manager o dei dirigenti, servono invece a dare reale peso e misura sul raggiungimento di finalità concrete.

I KPI possono essere un incentivo per i team

I KPI spesso sono di dominio esclusivo di manager organizzativi, CEO, presidenti, membri del consiglio e altri dirigenti che prendono importanti decisioni strategiche. Nella filosofia Kaizen per il Miglioramento continuo invece proprio il coinvolgimento degli obiettivi condiviso con il team rappresenta una chiave di successo enorme.

Quindi se ben gestiti, i KPI, che misurano il successo strategico delle aree aziendali, possono diventare uno strumento essenziale per lo sviluppo del team e il raggiungimento di risultati di alta qualità a livello organizzativo.

Potrebbero persino diventare la soluzione innovativa al problema del coinvolgimento dei dipendenti.

Il coinvolgimento dei dipendenti è qualcosa con cui molte organizzazioni stanno lottando.
Ciò ha un profondo impatto sui risultati economici di molte aziende. Statisticamente le organizzazioni con una forza lavoro altamente impegnata registrano un aumento medio del 15-20% delle vendite annuo.

Il coinvolgimento dei dipendenti è uno dei concetti più sottovalutati e fraintesi nel mondo aziendale della nostra moderna economia.

Molti dirigenti stanno lottando per far fronte a un mondo in cui le aspettative dei dipendenti possano aumentare in futuro. I lavoratori sono divenuti estremamente mobili, spostandosi da un lavoro all'altro a un ritmo che sarebbe sembrato impossibile solo decenni fa. Migliorare il posto di lavoro, incentivare i collaboratori, rendere il loro "vivere in azienda" più confortevole, può essere altrettanto propositivo come il coinvolgimento degli obiettivi e dei KPI aziendali.


Consulenza e cruscotti KPI

Indipendentemente dal fatto che tu condivida un report KPI settimanale, mensile, o annuale, la creazione di una buona piattaforma di report KPI è la chiave del tuo successo.

In Headvisor sviluppiamo e strutturiamo progetti di Innovation Manager atti all'aumento dell'efficienza aziendale.

Strutturiamo soluzioni consulenziali per monitorare i vostri specifici KPI.

Tracciamo e misuriamo tutte le analisi e le attività che possono influenzare i vostri specifici KPI


Realizziamo Dashboard KPI

Grazie all'utilizzo di dashboard personalizzate per i reparti produttivi, si possiamo ben rappresentare graficamente i risultati e le performance che si desiderano monitorare.

Un esempio di Dashboard Key Performance Indicator potrebbe essere l'adozione di un monitor nell'ufficio marketing in cui evidenziare e statisticare l'acquisizione di nuovi lead, il numero delle telefonate svolte, il livello di prestazione degli operatori, i tempi di telefonata medi ed eventuali vendite in cross selling da premiare ecc.


Monitor Andon

I monitor Andon sono uno strumento della Lean Production derivato dal sistema TPS toyota production system . Originariamente era un segnale luminoso di allarme per indicare una anomalia nella produzione. Oggi nell'era della digital transformation, l'utilizzo di monitor Andon ha via via spostato l'attenzione sul mandare e ricevere segnali sulle linee di produzione. I monitor Andon non sono tipicamente nati come strumenti per il monitoraggio delle prestazioni in termini di performance, anzi sono nati per rilevare e segnalare allarmi e problematiche. Nella moderna digitalizzazione dei processi in ottica di Miglioramento Continuo però i monitor Andon trovano un vasto utilizzo anche per la condivisione di informazioni di Performance, e segnalazione di miglioramento e raggiungimento degli obiettivi.

L'adozione di Monitor Andon permette di esporre informazioni per evidenziare gli avanzamenti di produzione, gli obiettivi raggiunti, il livello di efficienza, l'indice OEE del reparto o del turno o dell'impianto.


Headvisor per i KPI

Siamo Innovation Manager, e consulenti in materia strategica aziendale. Ci avvaliamo di esperti di System integration e analisi dell'efficienza aziendale per strutturare progetti innovativi ad hoc sulle specifiche esigenze industriali di ogni nostro cliente.
Non esitate a contattarci saremo lieti di conoscervi.

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