Il Metodo Headvisor: 7 steps per aumentare l'Efficienza
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Il Metodo Headvisor: 7 steps per aumentare l'efficienza aziendale


Il Metodo Headvisor: i 7 Step

Il modello operativo di eccellenza del “miglioramento continuo”, contribuisce a garantire nell’organizzazione la crescita virtuosa verso l’eccellenza e il rispettivo mantenimento di ottimi livelli di controllo.

I vantaggi si propagano sui clienti, fornitori, operatori, investitori, e tutte le entità in contatto con l’azienda. Nel difficile mondo della competitività, l’azienda che persegue il “miglioramento continuo” otterrà maggiori vantaggi in termini di efficienza, controllo e gestione del cambiamento.

Dobbiamo abbracciare l'eccellenza attraverso il perseguimento dell’efficientamento continuo. Ciò significa migliorare ogni parte della produzione aziendale e delle capacità post-vendita. In particolare, i nostri processi aziendali interni devono diventare precisi e puntuali come un orologio. Si tratta di fare tutto ciò che facciamo nel miglior modo possibile, riducendo gli sprechi e gli errori.

Rendere i processi produttivi eccellenti significa meno frustrazione per gli operatori oltre a rendere le nostre imprese un ottimo posto in cui aver voglia di potervi lavorare.

Tutti noi abbiamo la possibilità di rendere migliore il nostro lavoro, quando ci vengono dati gli strumenti giusti per farlo!

Ecco I 7 strumenti per aumentare l’efficacia aziendale!


STEP 1: Analisi del Contesto e Mappatura dei Processi

Il primo strumento che andremo ad illustrare è la mappatura dei processi. Serve al personale aziendale per comprendere il funzionamento e lo svolgimento dei processi aziendali.

Come è organizzato il flusso del valore che la mia azienda produce?

Chi sta facendo cosa?

Dove finiscono i documenti che seguono i processi aziendali?

Questa è una faccenda complicata.

La risposta è la mappatura dei processi.

Il successo di un’azienda dipende dall’avere un personale vario, che si occupa e ha competenze in diverse aree del business. Per questo a volte comprendersi e lavorare insieme può essere difficile. Dato che non sappiamo esattamente come si svolge il lavoro dei colleghi, potremmo avanzare richieste difficili o avere aspettative che differiscono molto dalla realtà.

Ecco che entra in gioco la mappatura dei processi: un documento che permette di tenere traccia di tutti processi, aiuta a capire come è organizzato il lavoro dei team, permette di capire esattamente chi deve fare cosa e quando deve farla.

Le mappe di processo sono utili a tutte le aziende e a tutti i reparti, dalla produzione agli uffici amministrativi.

Come si crea una mappa di flusso?

Il primo passo è sempre il brainstorming: tutte le persone in un team/reparto devono sedersi insieme e ragionare sulle attività giornaliere: quali sono i compiti assegnati ad ognuno? Quali sono le attività che si ripetono sempre? E quelle rare? Chi è l’autorità che controlla l’andamento dei lavori? Come fa a capire se il tempo impiegato per un’attività è adeguato/eccessivo/insufficiente?

Il secondo passo è includere in modo chiaro il processo tramite il quale un determinato lavoro deve essere svolto, le tempistiche e come queste variano in base al variare della quantità di lavoro. Questo brainstorming e stesura delle informazioni deve essere fatto per ogni attività.


STEP 2: i 7 Muda (Sprechi)

I sette sprechi sono il secondo passo per trovare opportunità di miglioramento nella tua azienda. Poche cose nella vita sono perfette, soprattutto sul posto di lavoro.

Sappiamo tutti che nell’azienda in cui lavoriamo ci sono processi/lavorazioni che non funzionano al meglio e che potrebbero essere ottimizzate, ma prima di cominciare a migliorare queste inefficienze bisogna capire esattamente dove sono i veri problemi.

Uno dei sistemi per individuare le inefficienze e gli sprechi è il sistema dei 7 MUDA o 7 Sprechi (più uno).

Dopo la mappatura dei processi, infatti, sarà possibile trovare varie inefficienze, ma per comprenderle meglio l’ideale è proprio utilizzare la suddivisione dei 7 sprechi.


MUDA Trasporto

Il primo spreco è nella zona del Trasporto, uno spreco di Trasporto accade nel momento in cui si muovono attrezzature, materiali e informazioni inutilmente. L’ideale è muovere le cose il meno possibile: posizionare tutto dove serve è molto più efficace.


MUDA Inventario

Il secondo è lo spreco di Inventario: questo spreco si verifica quando l’azienda ha troppo lavoro in corso, troppi materiali o troppi prodotti finiti in giacenza (inventario appunto). Lo stock di giacenza infatti è un grande spreco se non viene movimentato spesso: questo tipo di spreco non si applica solamente alle industrie, anche avere grandi quantità di lavori in corso in ufficio è spreco di inventario. Avere troppe cose crea confusione e porta a ritardi ed errori.


MUDA Movimentazione

Lo spreco di Movimento è il terzo spreco, non va confuso con quello di trasporto, lo spreco di Movimento infatti si applica alle persone che devono spostarsi eccessivamente, per raccogliere materiali, strumenti, informazioni o qualunque altra cosa di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro.


MUDA Attesa

Tutto il tempo passato in attesa è tempo che potrebbe essere utilizzato per produrre qualcosa. Questo significa che per rendere il personale più produttivo è necessario ridurre i tempi in cui devono attendere l’arrivo di informazioni, materiali o strumenti.


MUDA Sovrapproduzione

Tutti i principi della Lean Production si basano sul produrre solamente la quantità strettamente necessario e nulla di più del dovuto. Avere prodotti in eccesso che ristagnano in magazzino significa sprecare denaro, superficie, energie per reperire il materiale e materia prima. Tutti costi ed energie che potrebbe essere utilizzati in altri modi nei processi aziendali.


MUDA Sovra-lavorazione

Over-Processing o Sovra lavorazione è simile alla sovrapproduzione, consiste nell’aggiungere eccessivo tempo e lavorazioni che non apportano valore per il cliente ai prodotti finiti. Questo potrebbe anche consistere nella creazione di documentazione eccessiva o nella misurazione di metriche inutili all’azienda. Tutto ciò che non crea valore deve essere eliminato poiché sottrae energia.


MUDA Difetti

Difetti ed errori si verificano spesso nella produzione, ma costano tempo e denaro. Ridurre al minimo errori e difetti permette di migliorare la produttività e migliorare il rapporto con i clienti.


MUDA Abilità (ottavo muda)

Esiste un ulteriore spreco introdotto più di recente rispetto ai classici 7 MUDA, Skills, l’ottavo MUDA. Questo tipo di spreco non fa parte dei sette sprechi originali, perché è stato aggiunto solamente negli ultimi tempi, ma è molto importante per l’azienda.

Lo spreco di abilità si verifica quando l’azienda non utilizza e valorizza le capacità dei propri dipendenti, cosa che porta ad un altro tasso di frustrazione e addirittura a dimissioni e turnover generando quindi perdite importanti all’azienda.

Supportare i propri dipendenti significa anche comprendere che ognuno di essi ha capacità particolari che non sempre sono coerenti con il lavoro che stanno svolgendo.

Il sotto utilizzo di queste capacità non è solo un grandissimo spreco per l’azienda ma è anche uno spreco per la persona, che non si sentirà apprezzata e non sentirà di star facendo un lavoro in cui può utilizzare tutte le proprie capacità.


STEP 3: Root Cause Analysis

Root Cause Analysis significa “Analisi delle cause di origine” ovvero le cause che sono alla radice di tutte le inefficienze aziendali.

Spesso infatti, nel fare un’analisi degli sprechi vengono individuate delle cause superficiali e spesso si cerca di risolvere queste, senza sapere che le reali cause sono molto più profonde e hanno un impatto su molti altri sprechi aziendali.

Si deve capire qual è la causa scatenante, è inutile cercare una soluzione temporanea con azioni a tampone, non risolveranno le cause definitivamente ma le spostano solo nel futuro.

Spesso i dipendenti aziendali non hanno gli strumenti per scoprire le cause scatenanti dei problemi: per questo si limitano a gestire il problema con varie strategie, perdendo produttività.

Gli esperti Headvisor possono utilizzare varie strategie, tra cui il diagramma di Ishikawa (diagramma a lisca di pesce), analisi SWOT, analisi e sistemi di Risk Management, misurazione di KPI ecc., per capire esattamente quali sono le vere cause dei problemi in azienda.


STEP 4: FMEA e Poka-Yoke

L’analisi FMEA è uno strumento fondamentale per migliorare l’efficienza aziendale. FMEA significa Failure Mode and Effects Analysis, letteralmente “Analisi delle Modalità e degli Effetti dei Guasti”.

Questo tipo di analisi è uno strumento per capire e prevedere quali sono i guasti e gli errori che potrebbero accadere nell’azienda e con quali livelli di gravità.

L’analisi FMEA ti permette di capire anche quali sono le conseguenze nel caso questi errori si verifichino.

L’analisi FMEA può essere fatta sia per un singolo reparto aziendale oppure per tutta l’azienda, in base alle necessità aziendale.

Headvisor può aiutarti: i nostri consulenti aziendali possono supportarti nella stesura di un’analisi FMEA e in tutto il processo di Gestione dei Rischi.

L'analisi FMEA si unisce alla filosofia Poka Yoke, che definisce un sistema di azioni volte a ridurre a zero gli errori umani. Poka Yoke e Analisi FMEA si uniscono per gestire i rischi e gli errori, aumentando l'efficienza.


STEP 5: 5S

Le 5S per un’azienda in ordine e organizzata! Ti senti mai avvilito perché non trovi nulla di cui hai bisogno? Vedi mai i tuoi dipendenti o colleghi cercare infruttuosamente ciò di cui hanno bisogno?

La disorganizzazione può causare gravi perdite di efficienza: tutto il tempo che i dipendenti perdono a cercare informazioni, strumenti o materiali è tempo in cui non lavorano, inoltre è risaputo che quando il personale di un’azienda è frustrato lavora peggio.

Ma che cosa sono le 5S? Il nome viene da 5 parole giapponesi, che indicano il metodo per migliorare l’organizzazione aziendale:

  • SEIRI: Sort – Semplificare, scegliere e separare = Classificare attrezzature/strumenti presenti in una postazione lavorativa eliminando ciò che non è strettamente necessario;
  • SEITON: Set in order – Sistemare, ordinare ed organizzare = Posizionare al posto giusto ciò che serve in modo da consentirne facile identificazione, accesso e riposizione;
  • SEISO: Shine – Splendere, pulire = Mantenere il luogo di lavoro pulito e nello stato di ordine precedentemente costituito;
  • SEIKETSU: Standardize – Stabilizzare e standardizzare = Creare i principi standardizzati per mantenere l’area in ordine ripetendo le tre fasi precedenti e rendere tali principi visibili e applicabili per tutti;
  • SHITSUKE: Sustain – Sostenere nel tempo = Rendere lo standard del metodo 5S un’abitudine e parte del lavoro quotidiano sostenendo l’adeguata disciplina e rigore per il proseguo.

STEP 6: Brainstorming e Lavagna del Miglioramente Continuo

I mercati, le richieste del cliente e generalmente il panorama industriale cambiano in modo continuo, quindi è necessario che le aziende implementino un sistema di miglioramento continuo.

Ma come fare?

Esistono molte modalità per implementare il miglioramento continuo, ma le due più efficaci sono sicuramente il brainstorming e quella che ad Headvisor chiamiamo la “lavagna del miglioramento continuo”.

Questi due strumenti, che funzionano al meglio quando sono utilizzati assieme, servono a “produrre” nuove idee e tenerne traccia.

  • Brainstorming: il brainstorming è il momento in cui si dà spazio alla generazione di nuove idee. Si svolge in modo molto semplice: il team si riunisce e comincia a pensare a nuove idee per risolvere un problema o semplicemente per proporre nuove idee per migliorare l’efficienza aziendale.
  • Lavagna del miglioramento continuo: questa non deve essere una lavagna fisica, può essere semplicemente un documento condiviso, che serve a tenere traccia di tutte le idee prodotte dai brainstorming. Deve, idealmente, poter essere modificabile da tutti, in ogni momento: così se qualcuno ha un’idea può scriverla.

Le idee raccolte dai brainstorming e dalla lavagna del miglioramento continuo sono poi discusse dal sistema di management, che le analizza e implementa il cambiamento continuo.


STEP 7: Leadership improntata sul miglioramento continuo

Tutti gli strumenti precedenti sono inutili se il sistema di leadership non è improntato sul miglioramento continuo.

I manager dell’azienda sono coloro che prendono le decisioni, quindi se le decisioni prese non sono nell’ottica del miglioramento continuo tutti i tentativi di rendere l’azienda più efficiente sono inutili.

Il sistema di leadership deve integrarsi con i dipendenti aziendali, per raccogliere feedback e scoprire assieme i problemi o i miglioramenti.

La leadership improntata al miglioramento continuo non vede i dipendenti come numeri, ma come parte integrante del funzionamento aziendale.


Il Metodo Headvisor: 7 steps per aumentare l'efficienza aziendale


Conclusione

Quindi abbiamo un piano strategico attraverso 7 passaggi per migliorare l’efficienza della tua azienda.

Pensiamo assieme come tutti questi strumenti possono essere utilizzati per supportarti in questo processo.

Grazie ai consulenti certificati Lean Production e Lean Six Sigma. Abbiamo le conoscenze, le competenze e i consulenti giusti per supportare la tua impresa.

I nostri advisor indipendenti possono supportarti nella mappatura dei processi, aiutando la vostra azienda a comprendere il funzionamento interno, i punti di forza e I punti deboli.

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Headvisor - Sistemi di efficientamento organizzativo


L'analisi e la mappatura dei processi di un'organizzazione, consentono di riorganizzare le attività, razionalizzare l'uso delle risorse, incrementare l’efficacia, l’efficienza e la produttività della struttura stessa.

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